311.3.2.1 Modifier fascicule[//]

Sélectionnez un des abonnements et cliquez sur l’option Modifier de l’écran Modifier fascicule. Le système affiche l’écran détaillé Modifier fascicule :

Zones sur l’écran

Numérotation – En lecture seule. Enumération et chronologie du fascicule.

Titre du fascicule – En lecture seule. Titre spécial attribué à ce fascicule.

Abonnement – En lecture seule. Numéro attribué à cet abonnement.

Cote – En lecture seule. Cote de rangement attribuée à cet abonnement.

Statut – Statut attribué à ce fascicule pour cet abonnement. Le statut est un de ceux définis dans la partie 367.7 – Codes de statuts fascicules. Les statuts possibles :

-            1 – Reçu – La bibliothèque a reçu un fascicule pour cet abonnement. Si vous enregistrez la réception d’un fascicule à l’écran, le système attribue automatiquement ce statut à tous les exemplaires des numéros. Le système imprime si nécessaire un bordereau de la liste de circulation.

-            2 – Retourné – La bibliothèque a reçu cet exemplaire mais l’a renvoyé au fournisseur.

-            3 – Réclamé – La bibliothèque a créé une réclamation pour cet exemplaire. Le système peut automatiquement générer des réclamations pour des exemplaires Attendu mais en retard et En attente. Vous pouvez créer manuellement une réclamation en attribuant ici le statut Réclamé a un exemplaire. Pour supprimer la réclamation, attribuer un autre statut à l’exemplaire (comme Reçu ou Manquant).

-            4 – Attendu, 5 – Index attendu, 6 – supplément attendu – La bibliothèque attend la réception d’un exemplaire pour chaque Type de Publication lié à tout abonnement de périodique actif. Les Statuts attendus peuvent être attribués par le système seulement aux fascicules qu’il a prévus. Si vous recevez plusieurs exemplaires d’un numéro mais restez en attente d’autres exemplaires, attribuez-leur le statut Attendu.

-            7 – Manquant – La bibliothèque n’attend plus la réception de ce numéro.

-            8 - En reliure – La bibliothèque a envoyé cet exemplaire à la reliure.

-            9 – Relié – Cet exemplaire reçu a été relié.

-            10 - Aucun reçu – Le système supprime la ligne concernant cet exemplaire de la définition du fascicule lorsque vous revenez à l’écran Recevoir. Ce statut peut être attribué à tout moment. Par exemple, si vous acquérez 5 exemplaires d’un numéro d’un périodique pour lequel vous avez 4 abonnements, vous voudriez recevoir les 4 premiers d’entre eux pour le numéro fourni. En plus, vous pourriez utiliser l’icône Insérer après  fascicule pour créer un fascicule exemplaire supplémentaire avec la même numérotation et chronologie que l’exemplaire original, puis Recevoir le cinquième fascicule pour l’un des abonnements et enregistrer les 3 autres lignes d’exemplaires comme Aucun reçu. Pour le fascicule original devrait s’afficher le statut Reçu 4/4, et pour le fascicule inséré le statut Reçu 1/1. Vous pourriez aussi utiliser le statut Aucun reçu si vous vous apercevez que vous avez réclamé des fascicules qui ne seront jamais publiés.

-            11 – En attente – La bibliothèque attend la réception de cet exemplaire. Ce statut est plus ou moins équivalent au statut Attendu. Utilisez ce statut lorsque vous ne recevez pas tous les exemplaires attendus d’un fascicule et ne voulez pas signaler le reste comme Réclamé ou Manquant. Le système attribue automatiquement ce statut à tous les fascicules dont le statut est En attente et qui sont en-dessous du fascicule que vous avez reçu. Le système génère automatiquement des réclamations pour des exemplaires Attendus mais en retard et En attente.

-            12 – Retiré – Cet exemplaire reçu est retiré.

-            13 – Microfilm, 14 – Microfiche - Utilisez ces statuts pour signaler que la bibliothèque possède des collections sur microfilm ou microfiche. Supprimer d’abord toutes les zones réceptions pour les fascicules papier qui ont été transférés sur microfilm ou microfiche. Puis cliquez sur l’icône Insérer après fascicule pour insérer un nouveau fascicule. Dans le champ Numérotation saisissez suffisamment de données pour identifier le microfilm ou la microfiche (par exemple 1993-1994). Assurez-vous d’avoir attribué le statut Microfilm ou Microfiche.

-            15 - 20 – Option 1-6 - A définir par la bibliothèque. L’administrateur système  peut définir les statuts comme Non publié, En traitement, et ainsi de suite dans la partie 367.7 – Codes de statuts fascicules.

-            21 – Non attendu – Le volume n’est pas attendu pour les abonnements au code de LIVRAISON sélectionné.

Date statut – La date associée au statut du fascicule.

Code-barres – Si dans la notice abonnement l’option Exemplarisation des fascicules est cochée et si vous exemplarisez au moment de la réception, entrez ici le code.

URL – Si l’abonnement possède un Format qui comporte la réception d’un périodique électronique, saisissez ici l’URL.

Chemin URL – Si l’abonnement possède un Format qui comporte la réception d’un  périodique électronique, saisissez ici le chemin URL.

Note publique – Saisissez une note publique propre à l’exemplaire de ce fascicule.

Note interne – Saisissez une note interne propre à l’exemplaire de ce fascicule.

Dernière réclamation – En lecture seule. Date à laquelle la dernière réclamation a été imprimée.

Nb de réclamations – En lecture seule. Nombre de réclamations faites suivi du type de réclamation :

-            m - fascicule manquant

-            s - suspendu

-            tel - téléphone

Réclamé par téléphone – En lecture seule. Si cette option est cochée, cet exemplaire a été réclamé par téléphone.

Fournisseur – En lecture seule. Fournisseur lié à l’abonnement pour ces fascicules manquants.

Routage – En lecture seule. Si cette option est cochée, l’exemplaire de cet abonnement sera mis en circulation.

Attendu le – En lecture seule. Date à laquelle le fascicule est attendu.

311.3.2.2 Historique des statuts[//]

Sélectionnez un des abonnements à partir de la liste et cliquez sur l’icône Historique. Le système affiche l’écran de l’Historique des statuts. Cet écran vous permet de suivre les changements de statut d’un exemplaire. Le système enregistre les statuts modifiés, l’ID de l’utilisateur qui a fait la modification, et la date et l’heure de chaque modification de statut d’un exemplaire.

L’affichage comporte une ligne pour chaque modification de statut intervenue pour chaque exemplaire. Dans cet exemple, le statut de ce fascicule pour l’abonnement 10006348 est passé du statut Manquant au statut Réclamé le 15 Août 2007.

311.3.2.3 Modifier la numérotation[//]

Cliquez sur l’icône Modifier fascicule pour modifier la Numérotation du fascicule. L’écran suivant s’affiche :

Zones sur l’écran

Numérotation – Contient l’énumération des fascicules (énumération des volumes) et leur chronologie (date de la couverture). Cette information est soit prévue par le système soit saisie par vous dans ce champ. Une colonne s’affiche pour chaque niveau d’énumération et de chronologie défini dans ce modèle de prévision de fascicules. Dans les champs chronologie ayant des codes de chronologie avec des prévisions valides (c’est à dire mois, jours de la semaine, saisons), vous pouvez tapez F8 (ou tapez ?L) pour consulter une liste des entrées valides. Dans ce cas, le système vérifiera que vous entrez une prévision conforme dans le champ.

Si vous corrigez la numérotation du prochain fascicule attendu, le système modifie le champ courant et les prévisions.

Titre fascicule – Titre spécial associé à ce volume.

Supprimer libellés – Si cette option n’est pas cochée, le système utilise les libellés définis dans le modèle de prévision lorsque vous imprimez la Numérotation du fascicule. Par exemple, v.62 : n°8 (Juillet 2005). Si cette option est cochée, les libellés sont ignorés et le système imprime ce qui est dans le champ numérotation. Ceci est utile si vous souhaitez recevoir un index annuel à la fin de l’année sans créer un type séparé de publication/modèle de prévision pour lui. Dans ce cas, tapez Index 2005 dans la première colonne du champ Numérotation, supprimer toute autre donnée des colonnes restantes et cochez l’option Supprimer libellés. Le système affichera Index 2005 comme numérotation de ce volume.

Annotation – Saisissez une note concernant ce volume.

Remarque

Souvenez-vous qu’un numéro de volume est partagé par tous les abonnements d’un titre pour lesquels le même type de publication est en attente. Par exemple, si votre bibliothèque a 5 abonnements pour les numéros papiers d’un journal et que vous changez la Numérotation du v.62 : n°8 en v.62 : n°8A, la modification se répercutera sur les 5 abonnements.

311.3.2.4 Créer une réclamation manuelle[//]

Il existe deux possibilités de réclamer manuellement des fascicules en retard.

1.         sur l’écran Modifier fascicule, activez le Statut Réclamé

2.         à partir de l’écran Modifier fascicule, sélectionnez un des abonnements et cliquez sur l’icône Réclamation manuelle. Si vous choisissez celle-ci, le système pose la question,

Cliquez sur OK pour lancer la réclamation. Lorsque vous revenez sur l’écran Recevoir, le système basculera vers l’écran standard de gestion d’impression. Cela générera une réclamation selon le cycle de réclamation défini.

Si vous cliquez sur l’option Réclamation manuelle pour un numéro qui est déjà réclamé, le système répondra « Ce numéro a déjà été réclamé. Souhaitez-vous générer manuellement le prochain rappel ? ». Si vous avez déjà atteint le dernier rappel dans le cycle des rappels, utiliser cette option forcera le système à imprimer une autre réclamation. Ce qui signifie que vous pouvez effectivement dépasser le maximum de 3 rappels définis.

Cliquez sur OK pour imprimer les réclamations immédiatement au périphérique sélectionné. Cliquez sur Annuler pour générer plus tard l’impression des réclamations dans l’AFO 351/352/353.

311.3.2.5 Réclamer par téléphone[//]

Si vous souhaitez conserver une trace de votre réclamation téléphonique pour un fascicule en retard, sélectionnez un des abonnements et cliquez sur l’icône Réclamer par téléphone sur l’écran Modifier réception. Le système affiche l’écran Réclamer par téléphone :

Champs de l’écran

Date dernière réclamation – En lecture seule. Dernière date de réclamation par téléphone.

Contact précédent – En lecture seule. Personne contact chez le fournisseur qui a reçu la réclamation téléphonique.

Dernières remarques – En lecture seule. Remarques saisies par la personne qui a fait la réclamation par téléphone.

Date de réclamation – Affiche par défaut la date d’aujourd’hui. Si vous enregistrez une réclamation par téléphone, saisissez une date ici.

Contact – Si vous enregistrez une réclamation téléphonique, saisissez le nom de la personne que vous avez appelé.

Remarques – Si vous enregistrez une réclamation téléphonique, saisissez toute information particulière que la personne contact vous a donnée.

Faites OK pour créer une nouvelle réclamation téléphonique. Cliquez sur Annuler pour quitter l’écran sans créer une autre réclamation. Si vous choisissez l’icône Réclamer par téléphone pour un abonnement qui a déjà été réclamé par téléphone, le système remplit les trois premiers champs avec l’information saisie lors de la précédente réclamation téléphonique.

311.3.3 Insérer un fascicule imprévu[//]

Lorsque vous cliquez sur l’option Insérer avant fascicule de l’écran Recevoir pour insérer un nouveau fascicule, le système affiche l’écran Insérer fascicule. Les champs prennent par défaut les valeurs de la ligne sélectionnée en utilisant l’option insérer. Ainsi, lorsque vous avez choisi d’insérer un fascicule au-dessus de la ligne 7, le système copie les valeurs des champs de la ligne 7 et les reproduit sur un nouvel écran.

Zones sur l’écran

Numérotation – Contient l’énumération des fascicules (énumération des volumes) et leur chronologie (date de la couverture). Cette information prend la valeur par défaut de la ligne que vous avez sélectionnée en utilisant l’option insérer. Vous pouvez passer outre cette information en entrant votre propre numérotation dans les colonnes. Une colonne s’affiche pour chaque niveau d’énumération et de chronologie défini dans ce modèle de prévision de fascicules. Dans les champs chronologie ayant des codes de chronologie avec des prévisions valides (c’est à dire mois, jours de la semaine, saisons), vous pouvez tapez F8 (ou tapez ?L) pour consulter une liste des entrées valides. Dans ce cas, le système vérifiera que vous entrez une prévision conforme dans le champ.

Titre fascicule – Titre spécial associé à ce volume.

Supprimer libellés – Si cette option n’est pas cochée, le système utilise les libellés définis dans le modèle de prévision lors de l’impression de l’Enumération du fascicule. Par exemple, v.61:n°12 (Novembre 2004). Si cette option est cochée, les libellés sont ignorés et le système imprime ce qui est dans le champ numérotation. Ceci est utile si vous souhaitez recevoir un index annuel à la fin de l’année sans créer un type séparé de publication/modèle de prévision pour lui. Dans ce cas, tapez Index 2004 dans la première colonne du champ Numérotation, supprimer toute autre donnée des colonnes restantes et cochez l’option Supprimer libellés. Le système affichera Index 2004 comme numérotation de ce volume.

Annotation – Saisissez une note concernant ce volume.

Remarque

Vous ne pouvez insérer un fascicule avec des exemplaires attendus ultérieurement.

Colonnes sur l’écran

Abonnement – Numéro d’abonnement. Ne peut être mis à jour.

Cote – Cote de rangement courante pour l’abonnement. Ne peut être mis à jour.

Statut (*) – Pour attribuer un statut à un exemplaire, saisissez un code numérique de statut fascicule comme précédemment décrit dans la partie 311.3.2.1. Vous pouvez également taper sur F8 (ou taper sur ?L) dans ce champ pour ouvrir l’écran détaillé Insérer fascicule qui vous permet d’attribuer un code-barres au fascicule, de saisir des notes publiques ou internes, l’URL, de changer la date, etc. . Les champs dans lesquels vous pouvez utiliser F8 ( ou taper ?L) pour ouvrir un écran détaillé sont signalés par (*). Se référez à la partie 311.3.3.1 pour une description de l’écran détaillé.

Code-barres – Si cette cellule est grisée, vous n’êtes pas autorisé à attribuer un code-barres aux fascicules de cet abonnement (c’est à dire que l’abonnement n’a pas de cote de rangement ou n’a pas de champ Exemplarisation des fascicules paramétré. La valeur Oui ou Non dans la colonne indique si le fascicule possède un code-barres pour cet abonnement. Ne peut être mis à jour.

URL – Si cette cellule est grisée, vous n’êtes pas autorisé à entrer une adresse URL pour cet abonnement (c’est à dire que seule l’option Imprimé du champ Format de l’abonnement est sélectionnée). La valeur Oui ou Non dans le champ indique si une URL est saisie pour le fascicule de cet abonnement. Ne peut être mis à jour

Note publique – La valeur Oui ou Non dans le champ indique s’il y a une note publique pour le fascicule de cet abonnement. Ne peut être mis à jour.

Note interne – La valeur Oui ou Non dans le champ indique si une note interne est liée à ce fascicule. Ne peut être mis à jour.

Fournisseur – Le fournisseur des numéros manquants de l’abonnement. Ne peut être mis à jour.

Routage – L’abonnement est-il ou non mis en circulation. Ne peut être mis à jour.

Lorsque vous cliquez sur OK, le système crée une entrée pour chacun des abonnements possédant un statut autre que Aucun dans la colonne Statut. Si vous avez attribué des codes barre à chaque fascicule reçu, le système affiche maintenant l’écran Saisir un nouvel exemplaire pour chacun des codes barre. Se référer à la partie 311.3.1.2. Si chacun des abonnements reçus est mis en circulation, soit le système imprime alors immédiatement un bordereau de circulation soit il vous envoie vers l’AFO 344 (selon les paramètres de votre notice Utilisateur valeurs par défaut – AFO 368). Après l’enregistrement des réceptions, le système affiche à nouveau l’écran Recevoir avec l’information mise à jour.

311.3.3.1 Insérer détails d’un fascicule[//]

Lorsque vous tapez F8 (ou tapez ?L) dans la colonne Statut de l’écran Insérer fascicules, l’écran détaillé Insérer fascicules s’affiche.

Zones sur l’écran

Abonnement – En lecture seule. Le numéro d’abonnement attribué à cet abonnement.

Cote – En lecture seule. La cote de rangement attribuée à cet abonnement.

Statut – Attribuez un statut à un exemplaire. Saisissez un code numérique Statut fascicule comme décrit précédemment dans la partie 311.3.2.1.

Date Statut – Saisissez la date correspondant au statut fascicule.

Code-barres – Si dans la notice abonnement l’option Exemplarisation des fascicules est cochée et si vous exemplarisez au moment de la réception, entrez ici le code.

URL – Si l’abonnement possède un Format qui comporte la réception d’un périodique électronique, saisissez ici l’URL.

Chemin URL – Si l’abonnement possède un Format qui comporte la réception d’un  périodique électronique, saisissez ici le chemin URL.

Note publique – Saisissez une note publique propre à l’exemplaire de ce fascicule.

Note interne – Saisissez une note interne propre à l’exemplaire de ce fascicule.

Fournisseur – En lecture seule. Fournisseur des fascicules manquants lié à l’abonnement.

Routage – En lecture seule. Si cette option est cochée, l’exemplaire de l’abonnement est mis en circulation.

311.3.4 Supprimer un fascicule[//]

Sélectionnez un (ou plusieurs) fascicules à partir de l’écran Recevoir et cliquez sur l’icône Supprimer fascicule pour supprimer les données du (des) fascicule(s) sélectionné(s). Vous ne pouvez supprimer les fascicules attendus en haut de l’écran. Le système affichera le message « Voulez-vous supprimer les données de fascicules ? » Répondez OK pour exécuter la suppression, ou Annuler pour ne pas les supprimer. Si vous répondez OK, le système vérifie que ces volumes peuvent être supprimés. S’il ne rencontre aucune erreur, le système supprime les fascicules pour le code de LIVRAISON courant des volumes sélectionnés. S’il existe des fascicules pour d’autres codes de LIVRAISON dans le(s) notice(s) des volumes, le fascicule restera affiché mais avec le statut Non attendu. Ce qui signifie qu’il y a d’autres fascicules pour ce volume dans le système mais qu’ils n’appartiennent pas au code de LIVRAISON courant. S’il n’y a plus d’autres fascicules pour ce volume dans le système, la ligne entière est supprimée de l’affichage. Cliquez sur cette option pour déplacer un fascicule inséré par erreur ou un fascicule non publié. Cette option supprime les informations de réception de tous les abonnements pour le code de LIVRAISON courant. Si vous souhaitez seulement supprimer les informations de réception d’un abonnement en particulier, clique sur l’option Supprimer de l’écran Réception après avoir sélectionné l’option Réception de l’écran Données générales d’abonnement (voir partie 321.3.4).

311.3.5 Déplacer un fascicule[//]

Cette option vous permet de modifier l’ordre d’apparition des fascicules sur l’écran Recevoir. Vous ne pouvez déplacer un fascicule au-dessus des prochains fascicules attendus. Après avoir sélectionné cette option à partir de l’écran Recevoir, le système vous propose cet écran de saisie.

Zones sur l’écran

De la position – Saisissez le numéro de la ligne du fascicule que vous souhaitez déplacer.

A la position – Saisissez le numéro de la ligne où vous souhaitez effectuer le déplacement. Si vous déplacez un fascicule vers le haut de la liste, le champ A la position est égal à la position choisie in fine dans la liste. Dans notre exemple, le fascicule précédemment à la ligne 11 sera déplacé vers la ligne 9. Le fascicule précédemment à la ligne 9 sera maintenant affiché à la ligne 10. Si vous déplacez un fascicule vers le bas de la liste, le fascicule sera déplacé à l’emplacement au-dessous défini par le champ A la position. Par exemple, si vous déplaciez un fascicule de la ligne 9 à la ligne 11, le fascicule serait affiché sous l’ancien contenu de la ligne 11.

311.3.6 Limiter le contenu de l’écran recevoir[//]

Cliquez sur l’option Limiter par pour restreindre ce que vous voyez sur l’écran Recevoir. Le système affiche l’écran de saisie Limiter par.

Zones sur l’écran

Statut – Sélectionnez un ou plusieurs statuts. Le système affichera seulement les fascicules possédant ces statuts.

Fascicules avec code-barres – Si cette option est cochée, le système affichera seulement les fascicules exemplarisés.

Cliquez sur le bouton Supprimer tout pour supprimer les restrictions précédentes. Cliquez sur OK pour revenir à l’écran Recevoir. La zone d’information de l’écran Recevoir sera mise à jour des nouvelles restrictions. Aussi, le système affichera les données fascicules selon vos restrictions.

Dans cet exemple, nous avons sélectionné seulement les fascicules réclamés. Cliquez sur OK pour revenir à l’écran Recevoir.

Remarquez que l’en-tête a été mis à jour et nous informe que seuls les fascicules Réclamés sont affichés. Seuls deux fascicules sur 347 possèdent le statut Réclamé.

Remarque

Les restrictions restent actives après que vous ayez quitté l’écran Recevoir. Cliquez sur le bouton Supprimer tout de l’écran Limiter par pour annuler les restrictions

311.3.7 Voir exemplaire[//]

A partir de l’écran Recevoir, sélectionnez une ligne dont la colonne Code-barres indique Oui et cliquez alors sur l’icône Voir exemplaire. Le système affiche l’écran Résumé exemplaire pour le fascicule sélectionné.

Vous n’êtes pas autorisé à ajouter de nouveaux codes barre, seulement à mettre à jour/supprimer les codes barre qui ont déjà été créés pour les numéros sélectionnés. Si vous souhaitez ajouter un code-barres à un fascicule, cliquez sur l’icône Modifier fascicule de l’écran Recevoir.

311.3.8 Mise à jour de l’état de collection[//]

Si vous cliquez sur l’icône Etat de collection à partir de l’écran Recevoir, le système affichera l’écran Etat de collection pour les localisations.

Le système affiche l’état de collection résumé pour chaque abonnement de la localisation de LIVRAISON courante.

Double-cliquez sur l’une des entrées pour mettre à jour l’état de collection pour un des abonnements. Le système répond en affichant l’écran de l’ Etat de collection. Se référer à la partie 321.4.3 pour une explication détaillée des champs de cet écran.

Remarquez l’état de collection que le système génère automatiquement pour cette localisation. Il a pris en compte que le n°202 n’a pas encore été réceptionné.

Cet état s’affiche ainsi dans le WebOpac :

Si vous décoché la Génération automatique de l’état de collection, le système affichera seulement ce que vous avez saisi dans les champs  Etat rétrospectif et Etat de suivi. Il est recommandé de lister la gestion des exemplaires de cet abonnement comme suit :

Le résultat s’affiche de la façon suivante sur le WebOpac :